E-Posta & Mail Yazma Kuralları Nedir?

Sizler de e-posta ve mail yazma kuralları nelerdir merak ediyorsanız, aşağıdaki başlıkları inceleyebilirsiniz.

Mail Yazma Kuralları Nedir?

Dünya genelinde günlük ortalama 200 milyar mail gönderimi yapılmakta olduğu tahmin edilir. Mail sayısının bu denli fazla olması elbette yalnızca insanlardan değil; markaların kampanya iletişiminde kullandıkları kanallardan da kaynaklanır. Ancak bu içeriğimizde insan elinden çıkma ve bir topluluğa değil; küçük bir gruba ya da kişiye ulaşan maillere odaklanıyoruz.

Mail yazma kuralları, maili kime yazıyor olduğumuza göre şekillenir. Kabaca tanımlamak gerekirse mailler resmi, kurumsal ve resmi olmayan şeklinde üçe ayrılabilir. Elbette bunu talep mailleri, rica mailleri ya da direktif mailleri gibi dallara ayırmak da mümkündür ancak temelleri ele almak çok daha anlaşılır olacaktır.

Mail yazma kurallarına geçmeden önce, mail araçlarında sık sık kullanılan kısaltmaları ve terimleri bilmeniz gerekir. Doğru maili yazmak kadar bu maili doğru kişi ya da kişilere ulaştırmak da bir hayli önemlidir.

• Alıcı / Kime / To: Maili göndereceğiniz kişi ya da kişiler.
• Cc (Carbon Copy): İlk muhatabımız olmayan ancak yine de maili görüntülemesi gereken kişileri belirtmek amacıyla kullanılır.
• Bcc (Blind Carbon Copy): Çok fazla kişiye aynı anda maili yollanıyorsa, diğer alıcıların adreslerin gözükmemesi için kullanılan alandır.
• Subject (Konu): Mailin içeriğinin ne olduğunu anlatan 2-3 kelimelik alandır.
• Mail imzası: Gönderilen veya alınan maillerin en alt kısmında bulunan kişinin maildeki imzasıdır. Bir başka deyişle kartvizit de denilebilir. İmza sahibi hakkında bilgileri bu kısımda görebilir ve bilgi edinebilirsiniz.

Artık bir mail aracında görebileceğiniz temel kısaltmaları ve terimleri biliyorsunuz. Sırada ise mail yazma kurallarını öğrenmek var!

Alıcıyı Belirleme

Doğru mail yazmak kadar, mailin muhatabını doğru seçmek de önemlidir. Konuyla ilgisi olmayan kişilerin mail süreçlerine dahil edilmesi hem istenmeyen sonuçlara hem de mail süreçlerinin uzamasına sebep olabilir. Bu sebepten, mailinizin alıcısını doğru belirlediğinizden emin olmalısınız.

Girizgah

Girizgah, bir mail hazırlarken oluşturacağınız ilk metindir. Girizgahlarda kullanacağınız ifadeler kurumunuzun kültürüne göre değişiklik gösterebilir. Nispeten yeni bir kültür yaratmış olan dijital ajanslarda çalışan kişilerin “Merhabalar İlgili Bey / Hanım” şeklinde bir girizgah yapması gerekirken; kendine ait ekosistemi bulunan ve kurumsal kimliğini ön planda tutan kurumlarda “Sayın İlgili Bey / Hanım” gibi bir girizgah yapmanız gerekebilir.

Girizgahta hitap her ne kadar değişiyor olsa da değişmeyen tek şey, girizgahta karşıdaki kişiyi selamlamanız gerektiğidir.

Mail İçeriği Oluşturma

Mail içeriği oluşturmak ile standart bir metin oluşturmak arasındaki farklar muhtemelen sayılamayacak kadar azdır. Tıpkı basit bir metinde olduğu gibi, maillerde de bir giriş bölümü, gelişme bölümü ve elbette bir sonuç bölümü olmalıdır.

Her mail tek bir konuya odaklanmalı ve bu konuyu olabildiğince açık bir şekilde karşıdaki kişiye aktarmalıdır. Özellikle iş amaçlı gerçekleştirilen mailleşmelerde bu bir hayli önemli bir konudur. Mailde kendinizi iyi anlatamadığınız taktirde, işin başarısız olması muhtemeldir.

Maili Sonlandırma

Yukarıda belirttiğimiz noktaları sırasıyla yerine getirdiğimize göre uygun ve etkili olan hitap şekliyle mailimizi bitirebiliriz. Sonlandırırken;

Kişinin pozisyonuna göre farklılık gösterebilir. Eğer aynı mevkii veya pozisyondaysanız “bilgilerinize, rica ederim” ifadeleri yer alırken bitişte “saygılarımla, sevgilerimle” ya da “iyi çalışmalar” yer alır. Sizden üst bir mevki ya da konumdaysa “bilgilerinize arz ederim, edilmiştir” sonda ise sadece “saygılarımla” ifadeleri kullanılabilir.

Tanıdığınız, samimi olduğunuz kişilerle bu durum daha çok esnetilebilir. Ancak yine de maillerde gerçekleştirdiğiniz tüm yazışmalarınızın kurum kültürünüze uygun olduğuna emin olmalısınız. Bu gibi durumlarda da;

“iyi günler, iyi hafta sonları, sevgiler, iyi tatiller vb” gibi daha samimi ifadeler kullanılabilir.

Yönetici ve Müdür Seviyesindeki Kişilere Nasıl Mail Yazılır?

Bir yöneticiye ve müdüre mail yazmak ile kurumunuzdaki herhangi bir çalışana mail yazmak arasında hiçbir fark olmamalıdır. Mail yazmanın kuralları daha önce de aktardığımız üzere saygılı bir girizgah, açıklayıcı bir gövde ve selamlayıcı bir sondan oluşur. Eğer şikayet ya da öneri gibi bir durum söz konusu değilse, yöneticinize mail yazarken ekstrem bir aksiyon almanız gerekmez. Ancak bir şikayet ya da öneri mevcutsa; bu noktada mail yazma kurallarının yanı sıra kurum kültürünü mutlaka göz önünde bulundurmanız gerekir.

Şirket içerisinde nasıl daha kurallı mailler yazabileceğinizi merak ediyorsanız; Kurumsal mail nasıl yazılır? isimli içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Şirket Dışından Birine Nasıl Mail Yazılır?

Genelde tanımadığımız ve bilmediğimiz kişiler tarafından mailler açılmaz. Çoğu insan spam ya da virüs olabileceğini düşündüğü için okumaya tenezzül etmez. Peki tanımadığımız ama önemli olan mailleri fark etmek için ne yapabiliriz?

Kullandığımız kişisel e-mail adresimiz adımız ve soyadımız olmalıdır. Karşı tarafın ilgisini çekecek ilk nokta budur. Bir sonraki ise konunun ne olduğu. Sürekli anlattığımız gibi mail yazarken Subject yani konu kısmı büyük önem taşır. Mail hakkında ön fikri konulardan ediniriz. Seçeceğiniz konu mail ile alakalı olmalıdır ve karşı tarafın göreceği şekilde ilk harfleri büyük harflerle yazılabilir.

İşle ilgili bir giriş yapmayı planlıyorsanız mutlaka şirketinizin, departmanınızın ismini belirtmeniz gerekir. Alıcınızın adını bilmiyorsanız sadece “Merhaba” diyerek başlayabilirsiniz. Çok resmi ve aynı zamanda çok samimi olmadan mail içeriği belirtilip kolay net bir dille mailinizi sonlandırabilirsiniz.

Şirket İçi İş Arkadaşına Nasıl Mail Yazılır?

İş arkadaşınıza maili yazmadan önce alıcının mail üzerindeki amacının ne olduğuna karar verin. Mailin içerik kısmına geçtikten sonra bilgi kısımlarını düzenleyebilirsiniz. Bilmeniz gereken örneğin rapor hakkında bilgi ya da herhangi bir geri bildirim için isteğinizi belirtebilirsiniz.

Samimi bir iş arkadaşınız ise daha az resmi bir dil ile yazabilirsiniz. Fakat bu aksi bir durumsa gayri resmi konuşmalardan uzak durmalısınız.

Yine e-mail yazma kurallarında belirttiğimiz gibi açık, net ve öz ifadeleri bol bol kullanın. Gereksiz uzun anlatım ve dolaylı anlatma her iki taraf için kafa karıştırıcı olabilir. Eğer sorunlar mail dışına çıkabilecek durumdaysa toplantı talep edip, düzenleyebilir ve olayı kalıcı bir şekilde çözümleyebilirsiniz.

E-posta ve mail yazma kuralları aslında oldukça standarttır. Ancak her kurumun kültürü, bu kuralları belirli oranda etkileyebilir. Etkili bir mail oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız 3 temel adım bir girizgah, metin gövdesi ve mail sonu selamlamasıdır.